Документ, его функции и способы документирования

ПЛАН

Содержание курса «Документоведение»
Информация и документ
Функции документа
Способы документирования

Документоведение

научная дисциплина, изучающая в историческом развитии закономерности образования документов, способы их

Методы, используемые документоведением

Общенаучные методы исследования: системный, функциональный, моделирования, формализации и т.д.
Частные

Принципы документоведения

Принцип информационной ценности
Принцип функционально-семантической декомпозиции
Принцип информационного разнообразия
Принцип многомодельности
Принцип математизации
Принцип ситуационности
Принцип

Правовые основы документоведения

Конституция России
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от

Государственные стандарты

ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному

ПЛАН

Содержание курса «Документоведение»
Информация и документ
Функции документа
Способы документирования

Понятие «Информация»

Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их

Свойства информации

Целевая направленность
Прагматическая ценность
Отражение (отображение)
Преобразование
Взаимодействие
Сохранность
Наличие материального носителя

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация

Носитель информации – физическое лицо или материальный объект, в том числе

Дополнительные требования к сообщению, чтобы оно стало документом

Доступность – понимаемая как

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме

Документ - (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации,

ПЛАН

Содержание курса «Документоведение»
Информация и документ
Функции документа
Способы документирования

Функции документа

Социальная
Культурная
Правовая
Управленческая
Коммуникативная
Защиты информации
Учета

Управленческая функция

Обеспечивает преобразование законодательно закрепленной системы ценностей на данном этапе развития

Функция защиты информации

Преднамеренное закрепление (сохранение) информации от исчезновения (разрушения) путем ее

Юридическая и управленческая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему

ПЛАН

Содержание курса «Документоведение»
Информация и документ
Функции документа
Способы документирования

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи

Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В

Текстовое документирование

1. пиктографическое;
2. идеографическое (логографическое);
3. слоговое (силлабическое);
4. буквенно-звуковое

Виды документирования

Техническое документирование
Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат

Носитель информации

Это физический или материальный объект, в том чмсле физическое поле,

Электронный документ

Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой

Электронный документ

Электронный документ – документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических (ЭВМ)

Электронный документ

Электронный документ – обособленный объект, представляющий информацию в форме отдельного

Спасибо за внимание!

Раздел 2. Признаки и структура документа

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

ПЛАН

Оригиналы документов
Копии документов
Реквизиты документа
Формуляр

Признаки документа

Внешние признаки документа – признаки, отображающие форму и размер документа,

Типы документов

оригинал или подлинники. Это первые или единственные экземпляры официальных документов,

Оригиналы – документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором.
Черновик –

Подлинник документа – документ, изготовленный санкционированным способом в соответствии с законодательно

Методы фальсификации документов

Несанкционированное заполнение и исправление переменной части документов
Фальсификация персонифицирующих атрибутов

Формы защиты от фальсификации

Объявленные защиты
Сертифицированные защиты
Сурытые защиты

Уровни контроля подлинности

Визуальный и сенсорный контроль без применения специальных технических средств
Сенсорный

ПЛАН

Оригиналы документов
Копии документов
Реквизиты документа
Формуляр

Понятие копии

Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа

ГОСТ Р 6.30-2003

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита

Виды копий

отпуск - это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего

По способу воспроизведения копии:

ручные - получаются при переписке оригинала от руки

По времени воспроизведения копии:

одновременные - возникают одновременно с оригиналом (например, при

По способу удостоверения

авторизованные, т.е. удостоверенные автором;
заверенные - копии, удостоверенные должностным лицом.

ПЛАН

Оригиналы документов
Копии документов
Реквизиты документа
Формуляр

Реквизиты документа

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа
01 - Государственный

Реквизиты документа

11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка

Реквизиты документа

21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф

ПЛАН

Оригиналы документов
Копии документов
Реквизиты документа
Формуляр

Формуляр

Формуляр документа – это модель документа, содержащая конкретную совокупность реквизитов, расположенных

Расположение реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003